派智库

[摘要]近年来，国有企业全面深化改革的力度进一步加强，而国有企业办公室在国企管理中发挥着中枢的重要作用，承担着不可替代的综合协调、参谋服务等重要职能。基于此，本文从当前国有企业办公室职能管理的现状和问题分析入手，提出了改善国有企业办公室职能管理若干建议。本文提出，企业发展战略是企业经营发展的最高指南和行动纲领，国企办公室应紧紧围绕保障国企战略目标的实现和战略举措的落实，从公司利益最大化角度出发，实施职能管理。 内容来自dedecms

　　（中经评论·北京）党的十八届六中全会以来，国有企业全面深化改革的力度进一步加强，在管理结构和管理手段上更趋向于对标优秀外企和民企，向市场化、精细化、现代化转变。国有企业办公室在国企管理中发挥着中枢的重要作用，承担着不可替代的综合协调、参谋服务等重要职能。
　　
　　一、国企办公室职能管理现状及问题
　　
　　随着市场经济的发展，国有企业办公室职能已向综合管理、保障服务方向发展，但主要为国有经济服务，仍具有一定特殊性。比如，优先考虑政治责任、行政色彩浓厚等特点，导致其在企业管理体系中扮演的角色更倾向于政治抓手和后勤保障部。
　　
　　（一）机构设置不统一，功能定位不规范
　　
　　机构设置是履行职能的重要载体，内部组织机构和岗位的设置最终都不同程度地影响组织的工作成效。从马银河…对国企调研情况看，有的国企办公室为独立职能部门，有的则与其他管理职能部门合并设立一个部门。比如，加入董事会办公室职能、党委办公室职能、工会职能，甚至人力资源管理职能，造成职能定位不规范，工作人员身兼数职、一人多责的问题。职能目标不明确，工作中难以抓重点，有的虽然名称很大，如综合管理部、行政管理部，实际上只承担接待职能或后勤服务职能，不能满足新形势、新变化下，国企发展对办公室的要求，出现职能缺位、错位现象。 织梦好，好织梦
　　
　　（二）职能发挥不到位、不全面、不积极
　　
　　近年国企改革浪潮中，“老三会”（党委会、职代会、工会）与“新三会”（股东会、董事会、监事会）逐步有机整合。新、老三会履行职责过程中，国企办公室承担着重要的综合管理、内外协调、参谋助手、督察督办和管理服务职能，但因其尚未完全破除原有机关作风和陈旧落后的工作制度，影响了上述职能的发挥。
　　
　　参谋职能发挥不到位：忙于处理繁杂事务性工作，俨然变成“后勤部”，没有为企业领导出谋划策意识。参谋助手能力不足，信息搜集和挖掘能力差，对国家重大方针政策和上级指示精神吃不透、拿不准，调查研究不深人、不细致，发现和分析问题能力不足。
　　
　　协调职能发挥不全面：国企当前所处的环境复杂多样，国企办公室的协调职能发挥不足问题。一是内外协调能力不均衡。建筑、贸易等行业的国企因参与市场经济活动历史较长，市场磨炼多，这类企业办公室对外协调职能发挥较好。但政策性业务为主的国企，其办公室仍以对接政府机关部门为主，尚未具备完善的市场协调能力。二是内外协调职能有缺失。部分国企内部协调难度大，机关衙门作风重，职能管理部门间相互推诿扯皮，内耗严重，给国企带来不利影响。 本文来自织梦
　　
　　服务职能发挥不积极：服务是国企办公室最基本、最重要的工作职能之一，是基础性日常工作。但国企固有的历史传统和企业文化，决定了其存在一定的官僚主义作风，“庸懒散”问题突出，极少数国企办公室被认为是看报纸喝茶的养老部门。有些国企办公室对公司领导交办的事情能很好完成，而对基层职工的需求则消极对待。由于职能定位不明确和人员配置问题，部分国企办公室人员一岗多责，每天被琐碎的事务包围，久而久之，丧失了服务广大基层职工的积极性。
　　
　　二、新形势下优化办公室职能管理的几点思考
　　
　　（一）正确定位，明确目标
　　
　　企业发展战略是企业经营发展的最高指南和行动纲领，国企办公室应紧紧围绕保障国企战略目标的实现和战略举措的落实，从公司利益最大化角度出发，实施职能管理；以保证公司业绩持续增长为目的提供职能服务，努力打造政令畅通、执行有力、规范高效、服务优质、具有团队精神的现代化国有企业办公室。 内容来自dedecms
　　
　　（二）围绕企业发展战略，做好三大主要任务
　　
　　国有办公室工作内容存在共性，普遍较琐碎具体。每天要负责企业相关文件处理、会务组织安排、重要信息传递，还要负责接待各方客人、负责领导交办的其他事宜等。还有部分中央企业办公室机构，不但承担了办公室的共性职能，还承担了更多其他职责，比如董事会日常工作、党的建设、车辆管理、后勤管理、食堂管理等。这就意味着国企改革力度越来越大，机构人员精简，大量工作落到了国企办公室身上。国企办公室承担的任务简单归纳为办文、办会、办事。
　　
　　办文：企业公文起草、收发、流转、归档；起草企业年度工作计划和工作总结；起草或修改企业领导重要讲话；开展政策研究与信息调研；企业文书档案管理和有关汇报材料整理等。
　　
　　办会：企业各类重要会议筹备与组织；会议资料准备、会议通知发布、会场布置；会议接待、会议过程控制、会场服务；会议记录整理、会议纪要撰写印发等； 织梦好，好织梦
　　
　　办事：协助企业领导处理本企业的各类日常工作；内外部综合协调；规章制度建设；重要决策督查督办、对外宣传、保密档案管理、计算机网络维护、车队管理、后勤管理、企业文化管理、印章管理、来访接待；领导交办的其他工作。
　　
　　（三）提升国企办公室管理水平对策与建议
　　
　　1.加强团队建设，增强服务意识。
　　
　　办公室属于企业机要部门，尤其在政治色彩浓厚的国企，每个办公室行政岗位都担当了重要职责，任何一个小失误都可能对公司造成大的影响。办公室行政工作接触的并不单是本单位同事，还要对外形象展示，代表的是整个公司的形象和素质。因此，在办公室成员个人素质上，要求团队成员既讲政治，有一定判断能力，协助领导把关，又要会服务，注重细节，服务好公司领导和基层员工。在成员能力素质上，由于现代市场经济和国家对国企发展的高要求，国企办公室除了要承担很多日常性常规工作和一些突发性、应急的重要工作，还要承担一些没有明确划分责任部门的职能工作，导致其工作繁重，责任重大。要求团队成员既要具备较强的专业管理能力和综合性知识技能，还要能应对多项工作，以一顶三，做工作多面手。

本文来自织梦

　　
　　2.健全内部管理机制，科学进行内部分工。
　　
　　没有规矩不成方圆，建章立制对企业运营发展至关重要。国企办公室承担着为企业行政管理建章立制的职责，同时也承担建立健全办公室内部管理流程的责任，明确内部岗位责任要从科学进行内部分工做起。笔者认为，办公室内部分工应坚持几个原则，即因事设岗，事职相符，由岗择人；工作饱和性原则；专业的人做专业的事原则；分工明确性原则。要重视内部绩效考核的实施，打破传统的“平均主义”或“资历至上”的分配机制，确定个人考核期内业绩指标，并根据岗位重要性、工作量、工作难度、工作效率和工作质量等综合考量确定业绩得分，严格依据业绩完成情况进行绩效分配。
　　
　　3.加强办公自动化系统建设。
　　
　　国有企业办公室需要处理的事情繁杂琐碎，导致工作人员工作效率降低。例如，有些企业行政事务流程冗长，办公室行政人员购买办公用品，报销发票需要找7-8个领导签字，常因为领导出差，要10天才能完成这项简单工作。

织梦内容管理系统

　　
　　笔者认为，适时适当地引入办公自动化系统，既可减轻事务性工作负担，提高工作效率，也能进行责任追溯，完善工作流程，防止主观随意地篡改工作流程，保障重要职能实施流程的安全管控。引入自动化管理系统能促使办公室职能管理由传统、经验型管理向规范、现代化管理转变。
　　
　　参考文献：
　　
　　[1]马银河.中央企业办公室管理存在的问题与对策研究[M].2014.07.
　　[2]向侠.如何加强办公室程序化管理[J].北方经贸，2013（2）：99-100，105.
　　[3]张晓楠.企业精细管理提升办公室工作效能[J].企业管理贸易，2014：89-91.